U bent hier

E-dossier

Printvriendelijke versieVerstuur via emailPDF versie

Het is voor jongere collega's nog nauwelijks voor te stellen, maar enkele decennia terug werd de verslaggeving binnen de gehandicaptensector nog grotendeels met pen en papier gerealiseerd. Wanneer iemand belangrijke informatie wilde delen met collega's over iets wat tijdens de dienst was voorgevallen, dan noteerde deze dat op een blad papier dat onder de bureau-placemat van het bureau in de begeleiderskamer lag. De collega die van slapende nacht was, ordende na de dienst en vooraleer te gaan slapen, deze gegevens en schreef het eigenlijke verslag uit. Dit verslag werd door de andere collega's gelezen (soms was het eerder ontcijferd) vooraleer aan de daaropvolgende dienst te beginnen.

Na een aantal jaren kwamen de eerste PC's in de voorziening, eerst op het secretariaat, later ook bij de begeleiders. Het blad papier verdween van onder de placemat en werd vervangen door een tekstdocument dat in de loop van de avond werd aangevuld. Deze werkwijze had heel wat voordelen. In de eerste plaats kwam dit ten goede aan het aantal slaapuren voor de collega die van nachtdienst was. De leesbaarheid van de teksten ging er duidelijk op vooruit alsook de hoeveelheid informatie die aan het verslag werd toevertrouwd (al kunnen we dat wellicht niet altijd als een voordeel beschouwen). Verder werden de teksten in mappen geordend per werkingsjaar en maand. Op die manier werden ze sneller consulteerbaar. Bij het opstellen van een werkingsverslag van een cliënt vond je de informatie sneller terug. Je moest je niet meer louter verlaten op het eigen geheugen en dat van je collega's, noch diende je een enorme papierberg te doorworstelen. Via een zoekopdracht kon je vrij snel de gewenste gegevens terugvinden. Ook voor het opstellen van pedagogische en medische volgwijzers was dit een hele stap vooruit.

Maar al snel werden ook de beperkingen van het systeem duidelijk. Het aantal mappen en submappen swingde de pan uit en het opzoeken verliep toch niet zo vlot als bijvoorbeeld in de elektronisch gouden gids. Met de beschikbare technologie moest het mogelijk zijn om een efficiënter systeem uit te bouwen waardoor het administratieve luik van de begeleidingstaak minder tijd in beslag zou nemen wat de eigenlijke begeleiding ten goede moest laten komen. Op de markt was niet direct een pasklaar product voorhanden. Wat bestond kwam uit de medische wereld en voldeed niet aan de informatiebehoeften van de begeleidingssector. De achterliggende technologieën en informatiestructuren waren echter wel bruikbaar.

Vandaar dat geopteerd werd om zelf iets uit te werken, vertrekkende vanuit de technologieën ontwikkeld door de Open Source beweging. PHP en MySql gaven de mogelijkheid om een systeem uit te werken waarbij via een patchwork-methodiek een elektronisch dossier werd uitgewerkt dat stelselmatig groeide en waar ook kon bepaald worden wie wel of niet bepaalde onderdelen kon gebruiken. Al snel kwamen we er achter dat data structureren en organiseren de allereerste basisvereiste was om tot een werkbaar instrument te komen . Dat dit een - voor sommigen een moeilijk te nemen - omslag in het denken met zich meebracht lag voor de hand. Het beloofde dus een werk van lange adem te worden.

Wat we in de volgende teksten willen voorstellen is een stand van zaken op het moment dat we gedwongen werden om dit project te staken. Het voorliggende product is verre van afgewerkt. Indien er interesse is en we de nodige tijd vinden kunnen we misschien een kleine operatiionele demo-site uitwerken. Een andere - voor ons zinvollere - denkpiste is om de ervaringen die we in de loop der jaren hebben opgedaan, en de onderdelen die werden ontwikkeld, te integreren in een globaal systeem dat op een creatieve manier kan geïmplementeerd worden in een verscheidenheid aan voorzieningen met elk hun eigen specifieke werking. Want dat is één van de grote voordelen van Open Source, het aanpasbare aan de eigen specifieke werkomgeving. Zelf droom ik ervan om de verschillende onderdelen te integreren in een Drupal-omgeving, iets vergelijkbaars met o.a. de intranet-implementatie Open-Atrium. Helaas reikt mijn technische kennis niet zo ver om dit te realiseren. Indien er geïnteresseerden zijn om op de kar te springen, dan kunnen die  contact opnemen via het feedback formulier.

Vooraleer het eigenlijke dossier te bekijken is het aangewezen om enig inzicht te krijgen in de achterliggende filosofie. In de volgende paragrafen wil ik duidelijk maken dat ‘communicatietheorie’ de essentie is bij het werken met (elektronische) gegevens. Een goed begrip van dit model zal in grote mate bepalen hoe rapportering en dossieropbouw op een effectieve en efficiënte manier kan gebeuren. Uitgangspunt vormen de drie begrippen gegevens, informatie en kennis[1]

Deze drie termen worden vaak kritiekloos door elkaar gebruikt. Een populaire slogan leert dat we in een informatiemaatschappij leven. Anderen hebben het dan weer over een kennismaatschappij. Nergens wordt omschreven wat hiermee bedoeld wordt en of het al dan niet over hetzelfde gaat. Het onderscheid tussen de drie is dan ook niet altijd makkelijk te maken, maar wel cruciaal voor wat in de volgende paragrafen aan bod komt. Laat ons dus een poging doen om de zaken te verduidelijken. Gegevens kunnen we het makkelijkst omschrijven als ruwe feiten of symbolen. We krijgen via onze zintuigen voortdurende te maken met allerlei feiten en symbolen. Deze gegevens worden pas informatie wanneer ze een betekenis hebben voor de ontvanger. Meteen wordt duidelijk dat communicatietheorie de essentiële factor is in onze begrippenanalyse. Via gegevens wil men informatie overbrengen (communiceren ). Om over kennis te spreken is nog een volgende stap nodig. Pas wanneer de informatie ons in staat stelt om te handelen (“er iets mee te doen”), spreken we van kennis. Kennis gaat dus veel verder dan het niveau van gegevens of informatie. Een heel aantal andere elementen binnen de persoon spelen een cruciale rol : ervaring, reeds verworven vaardigheden, attitudes, motivatie,… Voor de uitwerking van een dossier en bij uitbreiding een elektronisch dossier moeten we dus vertrekken vanuit gegevens en hoe we deze gaan ordenen en dus aanbieden aan de gebruikers.