U bent hier

De eerste stappen

Printvriendelijke versieVerstuur via emailPDF versie

De eerste aanzetten tot een elektronisch dossier werden op twee vlakken doorgevoerd. Enerzijds implementeerden we een bestaande applicatie - een adresboek - om de veelheid aan contacten te centraliseren. Elke medewerker had wel ergens een systeem om zijn contactpersonen te registreren, gaande van een privé-agenda tot een fichebakje met daarin de nodige gegevens. We kozen voor een bestaande applicatie (http://www.corvalis.net/address/index.php) die we in de loop der jaren enigszins aanpasten aan de eigen behoeften.

Naast dit uitgewerkte adresboek werd gestart met een kleine databank. In een eerste tabel werden de persoonlijke identificatiegegevens van de bewoners geplaatst. Naast de algemene identificatiegegevens (Key, naam, voornaam, geboortedatum,...) werden steeds meer velden toegevoegd (Identiteitskaartnummer, maar ook bv. PIN en PUK-code zodat deze snel consulteerbaar werden. Aan deze identificatietabel werden twee andere tabellen gekoppeld: gewicht en post.

1. Gewichtscurves

Inputscherm gewichtinvoerIn het woonbegeleidingscentrum had men reeds een aantal jaren de gewoonte om op gezette tijden (meestal vrijdagochtend) de bewoners die het wensten of waarbij het om medische redenen wenselijk was te wegen. Uit de literatuur, en ook uit de praktijk blijkt dat bij mensen met een mentale beperking meer overgewicht wordt vastgesteld. GewichtscurveSinds een aantal jaren werden deze gegevens in Excel bestanden bijgehouden, wat ook de mogelijkheid bood om dit alles in grafieken om te zetten. De input van dit alles was vrij omslachtig. Voor elke bewoner stond op de server een apart Excel bestand dat wekelijks werd aangevuld. Na verloop van tijd werd dit wat verder geautomatiseerd door middel van een apart input excel-bestand dat dan via een macro de verschillende individuele bestanden bijwerkte. Maar al bij al bleef dit een vrij omslachtige en ook langdurige procedure.

Gewichtscurve met bijkomende informatie

Door alle gegevens in één tabel te centraliseren en via filtering op bewonersID werd de procedure geoptimaliseerd. Het inputscherm gaf de mogelijkheid om meerdere gegevens in één actie in te voeren. Bij het consultatiescherm (de grafiek) werd de mogelijkheid geboden om een periode te selecteren d.m.v. een tijdsbalk.

 

2. Bewonerspost

Overzichtsscherm bewonerspostEen tweede toepassing werd gerealiseerd voor het beheer van de 'bewonerspost'. Elke bewoner van het woonbegeleidngscentrum heeft zijn eigen brievenbus. De individuele post wordt steeds via dit systeem aan de bewoner bezorgd. Om een opvolging van deze post te verzekeren werd door de medewerkers die de post 'verdeelden' een overzicht in het dagelijkse verslag geplaatst. Op die manier konden persoonlijke begeleiders nagaan of er belangerijke zaken moesten worden opgevolgd. Dit systeem voldeed om allerlei redenen niet. In de eerste plaats liet het niet toe om nadien makkelijk na te gaan of er post was geweest die opvolging vereiste, wanneer die post was toegekomen, of er iets mee gedaan was enz... Dus af en toe liep dit fout en werd een dringend schrijven van één of andere instantie over het hoofd gezien. Om een efficiëntere opvolging mogelijk te maken werd ook dit in een databank gezet.

Bewonerspost : filtermogelijkhedenOok de posttabel was vrij eenvoudig van opbouw. Naast een sleutelveld (Key), waren datum, bewonersID en postomschrijving de belangrijkste velden. Na een korte tijd werd ook een uitgebreider tekstveld voorzien om de opvolgingsacties te noteren. Het grootste voordeel op korte termijn waren echter de ingebouwde filtermogelijkheden. Via dit systeem was het mogelijk om voor een bewone quasi onmiddellijk een overzicht te krijgen van de post gedurende een welomschreven periode. Via de bewerkknop konden ook snel de opvolgingsacties ingevoerd worden.


 

3. Implementatie

De implementatie van deze kleine toepassingen verliep niet vlekkeloos. Twee belangrijke elementen speelden hierbij een rol. In de eerste plaats gaf dit op korte termijn een hoop bijkomend werk: data moeten worden opgeladen, en bij gebrek aan elektronische variant betekende dit bijvoorbeeld voor het adresboek het overtikken van bestaande gegevens. Het feit dat naast het niet vertrouwd zijn met de mogelijkheden van ICT ook het feit mee dat de voordelen op lange termijn nog veel te abstract waren. Een duidelijk beeld van waar we op lange termijn naartoe gingen was moeilijk te geven. Dat in het individuele dossier van een bewoner mettertijd een rechtstreekse link naar zijn postopvolging zou gelegd worden waardoor het voor de persoonlijke begeleider makkelijker werd om te controleren of alles in orde was bleek niet onmiddellijk een waardevol argument. Het was dan ook voor de meeste medewerkers niet duidelijk wanneer en of ze ooit zouden profiteren van al het werk dat moest gebeuren.

Voor de post- en gewichttabellen speelde de inputproblematiek van oudere gegevens minder mee. Wat gewichten betreft werden de oude Excel-gegevens via een script omgezet naar een SQL-bestand dat in de tabel werd opgeladen. Hierdoor kon onmiddelijk een resultaat getoond worden. En voor de posttabel speelden vroegere gegevens geen rol. Hier werd van nul gestart.

Maar globaal gesproken mogen we spreken van een moeizame start.

RSS

Inschrijven op RSS