U bent hier

Individueel pedagogisch dossier

Printvriendelijke versieVerstuur via emailPDF versie

Individueel dossierIn het individuele dossier wordt de informatie rond een cliënt verzameld en beschikbaar gesteld voor de medewerkers die deze nodig hebben in hun dagelijkse werking. Afhankelijk van de functie worden bepaalde tabbladen en/of links naar specifieke pagina's wel of niet beschikbaar gesteld. Verder willen we erop wijzen dat een aantal schermen (via links) vanop verschillende plaatsen in het programma bereikbaar zijn. Dit lijkt wat bizar, maar de ervaring leert dat dit het gebruikersgemak verhoogt wanneer je met een bepaalde taak bezig bent. Hier wordt het principe gevolgd dat informatie op één plaats wordt gestockeerd, maar vanop ontelbare mogelijk plaatsen benaderbaar is.

In het startscherm wordt een overzicht gegeven van de algemene gegevens i.v.m. een cliënt: geboorteplaats, geboortedatum, rijksregisternummer, ...  Daarnaast werden twee specifieke linken voorzien respectievelijk voor de pedagogische en medische volgwijzers (zie verder). Deze laatste links zijn bijvoorbeeld niet beschikbaar voor secretariaatsmedewerkers. Vervolgens werd een viertal tabbladen voorzien. De drie eerste tabbladen geven toegang tot ongeveer dezelfde informatie, enkel de benaderingsrechten verschillen. Het gaat met name over consulteren, creëren of wijzigen van gegevens. Het laatste tabblad geeft de mogelijkheid om overzichtslijsten met gegevens m.b.t. de cliënt te genereren.

Individueel dossier

1. Consultatie

1.1. Pedagogische gegevens

Momenteel zijn volgende gegevens beschikbaar:

  • Behoeftenprofiel : zie elders op deze website bij werkingsprincipes, individualisering. Voor de volledigheid vermelden we hier dat de gebruikte technologie van dit onderdeel niet meer ondersteund wordt in de laatste PHP-versie. Dit onderdeel zal m.a.w. herschreven moeten worden.
  • VAPH inschaling : hier worden de gegevens van het inschalingsproject beschikbaar gesteld
  • Netwerkstructuur : nog niet uitgewerkt. In de planning zat een project om dit te realiseren via het programma Genopro
  • Pedagogische volgwijzer : via deze link wordt een scherm geopend waar een vork van datums (begin- en einddatum) kan worden ingebracht. Vervolgens wordt een overzicht gegenereerd van alle verslagdata over de betreffende cliënt waarbij werd aangevinkt dat deze in de volgwijzer moeten terechtkomen. Een volgwijzer wordt dus 'on the fly' gegenereerd voor een gewenste periode.

Individueel dossier 1.2. Financiële gegevens

Het tabblad met financiële gegevens was al een tijdje operationeel, maar nooit volledig uitgewerkt. Het was de bedoeling dat dit dossiergedeelte grotendeels benaderbaar zou zijn voor de secretariaatsmedewerkers en de staf. De begeleiding zou enkel de voor hun taken belangrijke informatie te zien krijgen.

  • Inkomsten : een overzicht van het type inkomsten dat de cliënt heeft (loon, pensioen, uitkeringen,...). Dit onderdeel moest nog volledig worden uitgewerkt. Het was de bedoeling dat dit in dit gedeelte de maandelijkse inkomsten zouden ingevoerd worden. In de daartoe voorziene tabel zouden dan ook de uitgaven worden ingebracht via specifieke schermen beschikbaar voor de begeleiding. Validatie van deze laatste gegevens zou vanzelfsprekend nog steeds moeten gebeuren door de verantwoordelijke medewekers. Pas na validatie zouden deze gegevens effectief in rekening worden gebracht
  • Zakgeldregeling : overzicht van de individuele afspraken rond zakgeld (cliëntspecifiek)
  • Zakgeldoverzicht actieve jaar : Hier kunnen begeleiders de verrichtingen i.v.m. zakgeld invoeren (en een overzicht bewaren van de speelruimte die cliënten hebben)
  • Overzicht kledingbudget : voor elke cliënt werd een jaarlijks kledingbudget voorzien. Ook deze tabel was bedoeld om de begeleiding te ondersteunen in het opvolgen van dit budget. Via een centraal beschikbare database hoopten we problemen met kaften die onvoldoende snel werden bijgewerkt en moeilijk te consulteren uit de wereld te helpen.
  • Verblijfsfacturen : nog volledig uit te werken. De verwerking gebeurde nog steeds via een Excel worksheet. De uiteindelijke bedoeling was om dit over te zetten naar een databank en onmiddellijk te koppelen met de aanwezigheidstabel.

We willen er nogmaals op wijzen dat dit onderdeel maar in beperkte mate operationeel was en nog niet volledig in gebruikt. Mogelijke 'kinderziektes' moesten nog worden gedetecteerd en verholpen.

Individueel dossier1.3. Pensioengegevens

Afhankelijk van de tewerkstellingssituatie van de cliënt wordt dit tabblad getoond dan wel een tabblad met de tewerkstellingsgegevens (zie verder). De tabel met pensioengegevens moest nog volledig worden uitgewerkt (informatie i.v.m. pensioenkas,...).

1.4. Tewerkstellingsgegevens
Individueel dossier

Hier worden de identificatiegegevens van de werkgever (meestal beschutte werkplaatsen) getoond. In de tabel tewerkstelling is een aantal velden voorzien voor contactpersonen, telefoonnummers enz...  Aan dit onderdeel is een apart programma gekoppeld waarin de verlofaanvragen ingevoerd worden. Met een aantal werkplaatsen werden afspraken gemaakt rond de communicatie van deze gegevens. Op die manier kunnen begeleiders de cliënten beter begeleiden naar planning van (vakantie)activiteiten.

1.5. Vrije tijd

Bedoeling was om hier de gegevens rond vrijetijdsbesteding te groeperen. Van meetaf aan werden pogingen ondernomen om de cliënten van het woonbegeleidingscentrum te integreren binnen het sociale weefsel van de onmiddellijke omgeving. Dit vergde heel wat contacten met verenigingen. Om de zaak overzichtelijk te houden en nieuwe medewerkers snel in te kunnen werken werd deze functionaliteit voorzien. Dit onderdeel moet echter nog volledig worden uitgewerkt.

Individueel dossier1.6. Medische gegevens

Dit tabblad werd onderverdeeld in twee kolommen. In de linker kolom werden de gegevens van de behandelende hulpverleners geplaatst. De link op de hulpverlenersnaam laat een popup venster openen met de identificatie- en consultatiegegevens van de betreffende hulpverlener. Een tweede link geeft toegang tot een overzicht van de consultaties van de betreffende cliënt bij deze hulpverlener.

In de rechterkolom worden algemene gegevens getoond:

  • mutualiteit met link naar detailgegevens
  • Mutualiteitsnummer
  • Laatste tetanosspuit
  • Bloedgroep
  • Bevolkingsonderzoek naar borstkanker (wordt enkel getoond voor de vrouwelijke cliënten)
  • Link naar de huidige medicatiefiche
  • Link naar het historisch overzicht van medicatiefiches
  • Link naar het datumselectiescherm voor de medische volgwijzer, de logica is dezelfde als voor de pedagogische volgwijzer (zie hoger)
  • Link naar de gewichtscurve van de cliënt
     

Individueel dossier1.7. Sociaal netwerk (contacten)

In dit scherm worden eveneens twee kolommen voorzien

  • Familie
  • Kennissen

Onder elk titeltje worden de gegevens opgelijst.

2. Creatieschermen

Nieuwe gegevens worden ingebracht via het creatie-tabblad. Niet alle opties zijn voor alle medewerkers beschikbaar. In het volgende overzicht geven we mee wanneer de begeleidingsgroep geen toegang heeft tot een optie. Wanneer een personeelsgroep geen toegang heeft wordt deze ingang ook niet op het scherm getoond. Daar het programma via aanmelden verloopt werden deze aanmeldgegevens gebruikt om ook gedetailleerde toegangen te beheren.

2.1. Pedagogische gegevens

Alle huidige ingangen in dit tabblad zijn voorbehouden voor stafmedewerkers.

  • Behoeftenprofiel
  • Inschaling VAPH
  • Netwerk : was nog niet gerealiseerd, maar hier zouden de begeleiders wel toegang krijgen.
  • Persoonlijke begeleidingen

Individueel dossier2.2. Financieel

Hier kunnen volgende zaken worden aangemaakt

  • Zakgeldregeling : via deze link wordt een creatiescherm geopend. Indien er al een zakgeldregeling bestaat worden de meest recente instellingen als geheugensteuntje getoond. Dit bespaart een deel werk daar enkel wat wijzigt moet worden aangepast. Dit scherm heeft de typische gebruikersproblematiek die we ook elders in het programma tegenkomen (zie o.a. medicatiefiche). In het creatiescherm wordt namelijk een nieuw record aangemaakt. De oude toestand blijft ook de databank bewaard, waardoor het mogelijk wordt om een historiek te consulteren. Wat in de volksmond een 'aanpassing' van de zakgeldregeling heet, is technisch gesproken de creatie van een nieuwe regeling. Indien je dergelijke aanpassing zou doorvoeren via het wijzigingsscherm (zie verder), dan wordt er geen historiek opgebouwd. Erger nog, het zou lijken alsof de nieuwe regeling al veel langer in voege was want de creatiedatum van het record wordt niet aangepast.
  • Inkomsten/uitgaven zakgeld
  • Inkomsten/uitgaven kledingbudget

Hoewel de twee laatste linken volledig waren uitgewerkt, zijn ze in de praktijk nooit gebruikt in het woonbegeleidingscentrum.

Individueel dossier

2.3. Tewerkstelling of pensioen

Hier kunnen het jaarlijkse verlofsaldo en de verlofaanvragen worden ingevoerd.

Voor het onderdeel pensioen werden nog geen functionele ingangen voorzien.

2.4. Vrije tijd

Nog volledig uit te werken (cf. Consultatie)

Individueel dossier2.5. Medisch

Hier kunnen nieuwe gegevens worden gecreëerd

  • Doktersgegevens : krijgt de cliënt te maken met een nieuwe dokter, dan kan hier de link worden gelegd met deze doktersgegevens (indien deze hulpverlener nog niet in de specifieke tabel werd gecreëerd, zal dit eerst moeten gebeuren). De enige uitzonderingen zijn huisarts en tandarts. Deze gegevens staan in het algemene gegevensscherm van de cliënt. De praktijk heeft echter uitgewezen dat dit ook best wordt aangepast, want op die manier kan er momenteel geen historiek van deze gegevens worden bijgehouden. Dit blijkt toch noodzakelijk want een aantal cliënten is bijvoorbeeld in de loop der jaren van huisarts gewisseld.
  • Andere hulpverleners : idem
  • Raadpleging huisarts : planning
  • Raadpleging tandarts : idem
  • Raadpleging specialist : idem
  • Afspraak hulpverlener : idem
  • Medicatiefiche
  • Algemene commentaar medicatiefiche : Een tabel dit nadien werd toegevoegd om per cliënt één record aan te maken met algemene informatie bij de medicatiefiche. Deze informatie bleek van groot belang voor de outprint van de medicatiefiche voor derden (reisorganisaties, andere diensten,...)

2.6. Sociaal netwerk (contacten)

Via een specifieke link kunnen contacten worden ingevoerd voor een cliënt.

3. Wijzigingsschermen

De wijzigingsschermen hebben een heel specifieke functionaliteit binnen het elektronische dossier. Hier worden bestaande databank records aangepast. De technische term wijzigen komt dus niet altijd overeen met de dagdagelijkse betekenis van het woord 'wijzigen' (zie hoger). In de praktijk worden deze schermen voor twee soorten werkzaamheden gebruikt.

  1. Wegwerken van codeerfouten : het kan zijn dat iemand zich vergiste of een tikfout maakte bij het invoeren van gegevens. Via de wijzigingsschermen kan dit worden rechtgezet
  2. Opvolgen van een aantal werkzaamheden. Sommige zaken kunnen niet in één actie worden uitgevoerd. Zo zal een verlofaanvraag na creatie eerst via de werkgever moeten passeren. Pas wanneer diens goedkeuring een feit is, kan de aanvraag op databankniveau verder worden afgewerkt. Na aanvinken van het goedkeuringsvakje zal het programma het verlofsaldo aanpassen door rekening te houden met de waarden uit deze aanvraag.

De praktijk leert dat het gebruik van deze wijzigingsschermen het moeilijkste onderdeel vormen van het gebruik van het programma.

Individueel dossier4. Lijsten

4.1. Pedagogisch

  • Begeleidingshistoriek : hier kan je voor de cliënt opvragen wie wanneer de persoonlijke begeleiding op zich nam. Het personeelsverloop maakt deze oplijsting zinvol omdat de opzoeking geen tijd in beslag neemt.
  • Pedagogische volgwijzer : zie hoger

Individueel dossier4.2. Sociaal netwerk

  • Contacten

4.3. Medisch

  • Dokters : lijst van behandelende geneesheren en specialisten
  • Paramedici : lijst van behandelende paramedici en andere hulpverleners
  • Medische volgwijzer : zie hoger

4.4. Tewerkstelling

  • PDF-overzicht van verlofaanvragen van deze cliënt

RSS

Inschrijven op RSS